Organizacja konferencji

2013222530 g 14985 - Organizacja konferencji

Sale konferencyjne

1899623932 g 14189 - Organizacja konferencjiZorganizowanie konferencji, nawet niewielkiej, to często bardzo duże wyzwanie, niejednokrotnie wymagające pracy całego zespołu. Należy mieć również świadomość tego, że wszystko niejednokrotnie zajmie dużo czasu, w przypadku konferencji z udziałem trzystu czy pięciuset gości nawet parę miesięcy. Do dopilnowania jest wiele najróżniejszych spraw, a i tak, pomimo wysiłku organizatorów, zdarzyć się może, że przez jakiś jeden drobiazg zaliczy się wpadkę. Dlatego do prac wiążących się z organizacją takiego wydarzenia trzeba podejść kompleksowo, krok po kroku realizując wcześniej dobrze zaplanowane punkty.

Cel konferencji i ilość uczestników

2073591198 sss1 - Organizacja konferencjiNiektórym może się to wydawać zupełnie oczywiste, ale organizację konferencji rozpocząć trzeba od określenia jej głównego celu. Czy to będzie zaprezentowanie nowej oferty produktowej, czy może poruszenie istotnych tematów w branży, w której się działa – to od tego właśnie powinno się zacząć. Wiedząc już, jakie są plany, następnym krokiem jest zastanowienie się, z kim i dla kogo. Z pewnością organizatorom będzie zależało na dużej ilości uczestników, a na to z kolei duży wpływ mieć będą prelegenci. Zaproszenie do wystąpień znane i cenione w branży osoby spowoduje, że na pewno nie będzie żadnego problemu z potwierdzaniem wysłanych zaproszeń. W tym także czasie należy także wyznaczyć ilość gości, których zamierza się zaprosić. Decyzja ta ma bowiem bardzo duże znaczenie na dalsze prace organizacyjne, a także koszty, jakie będą konieczne do poniesienia między innymi w związku z wynajmem jak najlepszej sali.

Określenie budżetu przedsięwzięcia

1452836950 g 15192 - Organizacja konferencjiSkoro już jest mowa o budżecie konferencji, to jego ustalenie i późniejsze pilnowanie jest niezwykle ważne, i warto wszystko będzie wcześniej dobrze zaplanować. Nie należy raczej dopuszczać do sytuacji, kiedy przez brak środków nie będzie można zapłacić któregoś z rachunków. Dostępne środki finansowe mają wpływ na wiele spraw, między innymi na to, z jakim rozmachem całość zostanie zorganizowana. Jeśli dysponuje się niewielką kwotą, to trzeba się ograniczyć wyłącznie do podstawowych spraw. Środki w większej wysokości mogą pozwolić lepsze jakościowo materiały promocyjne, bardziej obszerny czy kilka dodatkowych atrakcji. Nawet dysponując dużą ilością pieniędzy warto zachować pewien rozsądek umiar i nie wydać wszystkiego, co się posiada. Obowiązkowo pozostawić trzeba sobie jakąś rezerwową kwotę na nieprzewidziane wydatki, jakie zawsze się przy takiej organizacji mogą okazać niezbędne.

Wybranie sali oraz lokalizacji

2080729933 g 14985 - Organizacja konferencjiTo, jak się uda planowana konferencja, w dużym stopniu zależy od lokalizacji, w której się ona będzie odbywać. W pierwszej kolejności należy zapewnić łatwy i wygodny dojazd każdemu z gości, zwłaszcza jeśli docierać oni będą z bardziej odległych regionów kraju czy nawet z innego państwa. Dobrym rozwiązaniem z pewnością będzie znalezienie sali w jednym z większych miast, ale pomyśleć również można o jakimś spokojnym, dyskretnym miejscu w jednym z niewielkich miasteczek. Sala powinna być dopasowana wielkością do ilości uczestników. Nie warto wynajmować za dużej, bo nie wykorzysta się jej potencjału, ale pod żadnym pozorem nie można pozwolić sobie na to, żeby komuś zabrakło krzesła. Sala posiadać powinna nowoczesny sprzęt do prezentacji i dostęp do internetu.

Nasza propozycja: konferencje w Krakowie oraz sala konferencyjna Poznań

Related Post

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*